Il verbale come strumento di tutela e trasparenza dell’organo collegiale

Dalla sua natura alla redazione, al contenuto alla riservatezza. Sfaccettature, uso e le funzioni del verbale come organo collegiale della scuola.

Atto di trasparenza, legittimità e tracciabilità - La verbalizzazione in ambito scolastico rappresenta un atto fondamentale per garantire la trasparenza, la legittimità e la tracciabilità delle decisioni adottate dagli organi collegiali (Consiglio di classe, Collegio dei docenti, Consiglio di istituto, Giunta, ecc.) o di un gruppo di lavoro tecnico (Dipartimento, Commissione, ecc.). Essa si configura come documentazione formale che attesta, con valore vincolante e probatorio, le deliberazioni assunte nel corso delle riunioni collegiali, costituendo al contempo, con la narrazione dei fatti riportati, una garanzia per i diritti delle parti coinvolte e una tutela per l'istituzione scolastica in caso di contestazioni. 

La funzione certificativa e probatoria - Il verbale assume una valenza giuridico-amministrativa rilevante con funzione certificativa e probatoria. Infatti, esso costituisce un processo-verbale, ossia un atto giuridico che riporta sinteticamente i fatti, deliberazioni e voti espressi durante la seduta. Pertanto, esso acquista un valore legale, che è la forza giuridica riconosciuta a un atto affinché esso possa essere, da una parte, prova in giudizio o in sede amministrativa; dall’altra, sia un atto opponibile a terzi, cioè valido anche verso soggetti estranei alla sua formazione.

Redazione e sottoscrizione - La sua redazione è generalmente affidata al segretario dell’organo designato tra i partecipanti alla riunione collegiale. La sua corretta redazione è imprescindibile per evitare conflitti, ambiguità o vizi formali che possano compromettere l'efficacia degli atti scolastici e per garantire l’uniformità e la trasparenza dell’azione amministrativa della scuola. Il verbale contiene l’atto verbalizzato (la delibera) e la narrazione della riunione (la cronaca) che si atteggiano, però, in modo autonomo e separato. La delibera è, di norma, un atto giuridico-amministrativo che ha effetti vincolanti; se è relativa al Consiglio di istituto deve essere espunta dal verbale e pubblicata sul sito web, ex d.lgs. 33/2013 (c.d. decreto trasparenza), in quanto atto contenente la manifestazione della volontà dell’organo che lo ha adottato. Il testo integrale del verbale, invece, non si pubblica, dato che è un atto di documentazione giuridica. Il verbale deve essere sottoscritto da chi ha presieduto la seduta e dal redattore per conferirne validità formale. 

Contenuto chiaro e completo - Il contenuto del verbale deve essere chiaro, sintetico ma completo, riportando l’oggetto della discussione, le posizioni espresse, l’esito delle votazioni, le motivazioni delle decisioni e le eventuali dichiarazioni a verbale. Il linguaggio utilizzato deve essere tecnico, formale e privo di ambiguità. 

Gli elementi essenziali e costitutivi - Affinché il verbale possa ritenersi legittimamente redatto, è necessario che contenga alcuni elementi essenziali, tra cui: a) luogo e data seduta (giorno, mese e anno); b) indicazione precisa del nominativo dei componenti presenti (inclusi il presidente e il segretario del collegio) e degli assenti (giustificati e non) per accertare e documentare la validità dell’adunanza; c) gli argomenti oggetto della discussione (punti all’o.d.g.); d) la procedura e il risultato della votazione sulle singole proposte presentate; e) il contenuto della deliberazione adottata

Ordine del giorno - L’ordine del giorno è un atto strumentale e preordinato all’esercizio della funzione deliberativa dell’organo collegiale. Esso ha natura procedurale, in quanto non è esso stesso un atto deliberativo ma condiziona la validità degli atti che ne derivano; è un elemento vincolante, in quanto l’organo non può discutere o deliberare validamente su punti non inseriti all’interno della convocazione, salvo i casi di urgenza e con l’unanimità dei presenti (mediante la proposta di una mozione d’ordine). L’o.d.g. ha una funzione: a) garantista, perché consente ai membri dell’organo di conoscere anticipatamente le tematiche e prepararsi adeguatamente; b) delimitativa, poiché circoscrive l’ambito entro cui l’organo può esercitare la propria funzione deliberativa; c) strumentale alla trasparenza e al contraddittorio, specie quando vengono prese decisioni rilevanti (es. adozione del PTOF, valutazione studenti, approvazione bilancio, ecc.).

La delibera contenuta nel verbale - La delibera è l’atto decisionale assunto collegialmente dall’organo ed ha carattere vincolante, in quanto produce effetti giuridici e, dunque, può essere oggetto di impugnazione o di esecuzione. Per la sua legittimità essa deve contenere: a) la descrizione chiara e sintetica dell’oggetto della decisione; b) l’esito della votazione (numero favorevoli, contrari, astenuti); c) le eventuali motivazioni (nei casi richiesti). La delibera è approvata quando i voti a favore sono pari alla metà più uno del totale di coloro che hanno espresso il voto validamente (favorevoli e contrari) e si intende, comunque, riferita all’intero organo poiché espressione della volontà collegiale. La votazione è segreta solo quando si faccia questione di persone (art. 37, co. 4 T.U.). A richiesta, può essere verbalizzato il voto personale e le relative motivazioni sottese (per separare la propria posizione). In tal caso il dichiarante può produrre il testo della sua dichiarazione o dettarlo in seduta stante. La delibera è adottata ad unanimità oppure a maggioranza, nel rispetto delle regole di quorum, ed è sottoposta ai principi di legalità, trasparenza e motivazione.

Rettifica ed integrazione del verbale - In caso di vizi formali, errori materiali o inosservanza delle procedure, è possibile richiedere la rettifica del verbale o impugnarlo. 

Accesso e riservatezza - I verbali sono consultabili da parte dei componenti degli organi collegiali e dai soggetti direttamente interessati. Tuttavia, in presenza di dati personali sensibili, l’accesso documentale richiesto ai sensi dell’art. 22 L. n. 241/90 deve avvenire nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), mediante tecniche di oscuramento o limitazione.

L’impugnazione - L’impugnazione delle deliberazioni segue i rimedi previsti dalla normativa amministrativa, anche in sede giurisdizionale. Per quel riguarda la delibera di un organo scolastico il giudice competente sarà quello amministrativo (TAR), come previsto dal D.lgs 104/2010. Il termine per il ricorso è di 60 giorni dalla notifica o dalla piena conoscenza dell’atto impugnato. Con riferimento alle tipologie di vizi suscettibili di impugnazione, si individuano, in via esemplificativa: a) l’incompetenza dell’organo; b) la violazione di legge o dei regolamenti scolastici; c) l’eccesso di potere per illogicità, irragionevolezza o sviamento.

La querela di falso - Il verbale, in quanto atto pubblico, costituisce prova legale piena dei fatti in esso attestati, ai sensi dell’art. 2700 c.c. Esso legittima gli atti amministrativi che ne derivano e rappresenta una fonte documentale fondamentale, sia ai fini della verifica della regolarità procedurale, sia nell’ambito di eventuali contenziosi. Qualora si intenda contestare la veridicità dei fatti attestati, l’unico strumento giuridicamente ammissibile è la proposizione della querela di falso. Se il giudice accoglie la querela, l’atto perde efficacia probatoria e vincolante. L’accertamento giudiziale della falsità può dare origine a procedimenti penali o disciplinari a carico dei soggetti che hanno redatto e sottoscritto l’atto, o del soggetto che ha concorso alla falsificazione. Tra le conseguenze ipotizzabili derivanti dall'accertamento della falsità di un atto pubblico si annoverano: a) la configurabilità di reato di falso ideologico in atto pubblico (art. 479 c.p.); la responsabilità civile risarcitoria (art. 2043 c.c.); la responsabilità disciplinare (art. 55 D.lgs. 165/2001).

"La sua redazione è generalmente affidata al segretario dell’organo designato tra i partecipanti alla riunione collegiale. È imprescindibile per evitare conflitti, ambiguità o vizi formali che possano compromettere l'efficacia degli atti e per garantire l’uniformità e la trasparenza dell’azione amministrativa della scuola."